LEGALISATIE Wetboek Internationaal Privaatrecht en Ministeriële instructies Artikel 30 van het Wetboek Internationaal Privaatrecht (hierna WbIPR) geeft een definitie van het begrip legalisatie:
"§ 1. Een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte moet worden gelegaliseerd om in België geheel of bij uittreksel, in origineel of bij afschrift, te worden voorgelegd. De legalisatie bevestigt slechts de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of de stempel op het stuk.
§ 2. De legalisatie wordt gedaan: door een Belgische diplomatieke of consulaire ambtenaar die geaccrediteerd is in de Staat waar de beslissing is gewezen of de akte is opgesteld; bij gebreke hiervan, door een diplomatieke of consulaire ambtenaar van de buitenlandse Staat die de belangen van België in die Staat behartigt; bij gebreke hiervan, door de Minister van Buitenlandse Zaken.
§ 3. De Koning bepaalt de nadere regels van de legalisatie." De "nadere regels" werden vastgelegd in een Koninklijk Besluit van 12 juli 2006 en in een Omzendbrief van 14 december 2006 (beide gepubliceerd in B.S. 11 januari 2007). Wat is legalisatie? Legalisatie gebeurt via de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het land of de streek waar het document werd afgegeven. Zowel beroepsposten als ereconsulaten kunnen documenten legaliseren. De legalisatie is een controle aangaande de oorsprong van een document. De echtheid van de handtekening en de hoedanigheid van de ondertekenende ambtenaar worden geverifieerd. Bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd, dus niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf (de zgn. legalisatie in cascade). Elke handtekening/zegel/stempel wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening/zegel/stempel kent, meestal omdat hij over een model (=specimen) beschikt. Hier ligt de verklaring waarom in bepaalde landen verschillende voorafgaandelijke legalisaties noodzakelijk zijn (bvb. door lokale ambtenaar van de burgerlijke stand, Ministerie van Justitie, Ministerie van Buitenlandse Zaken en pas dan door Belgische ambassade of Belgisch consulaat). Om lange en dure legalisatieprocedures in te korten/te vermijden, is het dan ook aangewezen dat de ambassades en consulaten modellen verzamelen van handtekeningen, zegels en stempels die regelmatig moeten worden gelegaliseerd. Wat is legalisatie niet?
Legalisatie is geen nazicht van de vorm (juridische vorm, conformiteit met lokale wetgeving), noch van de inhoud (juistheid van de vermelde feiten) van een document. Om die reden wordt volgende formule systematisch in de legalisatieformule opgenomen: "Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document."
Hoe ziet een legalisatie eruit? - Gezien voor legalisatie van de handtekening van (naam van de persoon wiens handtekening gelegaliseerd wordt)
- Controlenummer
- Plaats, datum.
- Deze legalisatie waarborgt de authenticiteit van de inhoud van het document niet.
- Handtekening en stempel van diegene die legaliseert.
|
(zie Bijlage bij het K.B.) Welke documenten?
De omzendbrief omschrijft duidelijk welke documenten gelegaliseerd kunnen worden:
Buitenlandse documenten die gelegaliseerd mogen worden: - Stukken afgegeven door de buitenlandse overheid (bv. akten van de burgerlijke stand, notariële akten)
- Documenten ondertekend door een privé-persoon, op voorwaarde dat de persoon die het stuk heeft ondertekend zich persoonlijk aanbiedt.
- Vertalingen: zowel het origineel als de vertaling moeten gelegaliseerd worden. Voor de vertaling van verstotingsakten hebben de diplomatieke en consulaire posten instructies gekregen. De instructie zegt dat indien de term "verstoting" vertaald is door "echtscheiding" daarvan bij de legalisatie op de akte een opmerking moet worden gemaakt.
- Eenvormige afschriften en uittreksels: deze mogen enkel afgeleverd zijn door de buitenlandse autoriteiten die het origineel afgeleverd hebben.
- Diploma's: de diplomatieke of consulaire ambtenaar mag geen éénvormige afschriften maken van diploma's van buitenlandse studenten voor gebruik in België.
Belgische documenten of documenten afgegeven in België die gelegaliseerd mogen worden: - Publieke akten: afschriften of uittreksels van akten van burgerlijke stand, vonnissen die geveld werden in België, notariële akten, enz.
- Administratieve documenten: getuigschriften afgeleverd door federale, regionale, communautaire, provinciale en gemeentelijke autoriteiten, sanitaire getuigschriften of getuigschriften van herkomst voor goederen, douaneattesten, diploma's, enz.
- Eensluidende kopieën van Belgische documenten die door de bevoegde Belgische autoriteit afgeleverd werden.
- Beëdigde vertalingen opgesteld door een beëdigd vertaler in België.
- Onderhandse documenten die de handtekening van een Belgische autoriteit (notaris of gemeente) draagt.
- Medische certificaten gelegaliseerd door de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid
- Akten en getuigschriften afgeleverd door de buitenlandse diplomatieke en consulaire vertegenwoordigingen in België
- Belgische reis-/identiteitsdocumenten: diplomatieke en consulaire ambtenaren en de Minister van Buitenlandse Zaken zijn niet bevoegd om éénvormige afschriften/gelegaliseerde kopieën te maken van Belgische reis-/identiteitsdocumenten. Zij mogen, indien nodig, een consulair attest afgeven met de verklaring dat aan de betrokken persoon een reis-/identiteitsdocument met bepaalde gegevens werd afgeleverd.
Procedure
De legalisatie moet niet door de betrokkene persoonlijk aangevraagd worden, behalve voor de documenten ondertekend door een privé-persoon. De stukken kunnen dus ook worden aangeboden door een familielid, een advocaat, een vriend, enz.
Bij legalisatie wordt op het voorgelegde document een sticker aangebracht, waarop alle legalisatiegegevens staan. Op elk gelegaliseerd document staat een controlecijfer dat bestaat uit een aaneengesloten reeks van 16 cijfers. Dit cijfer wordt in de ambassade of het consulaat aangemaakt door een speciaal computerprogramma. De gemeente kan het controlecijfer invoeren en verifiëren op de website www.diplomatie.be/legalinet. Op het scherm verschijnt dan de naam van de post en de datum waarop het document werd gelegaliseerd. Indien de website meldt dat het om een onbestaand nummer gaat, of indien de datum en de plaats niet overeenkomen met de informatie op de sticker, is er mogelijk sprake van vervalsing. Wanneer een buitenlands document gelegaliseerd werd door een ambassade of een consulaat van België en voorzien werd van een sticker met een controlecijfer van minstens 16 cijfers, is het rechtstreeks geldig en bruikbaar in België. De dubbele legalisatie, nl. een eerste keer door de Belgische ambassade of het Belgisch consulaat in het buitenland en daarna een tweede keer door de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel, werd afgeschaft (1 juli 2003). Voortaan zal het document enkel worden nagekeken door de ambassade of het consulaat in het buitenland, en niet meer door de Dienst Legalisatie te Brussel. Let wel: de legalisatie van Belgische documenten bestemd voor het buitenland moet wel nog door de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken in Brussel worden gelegaliseerd. Weigering om te legaliseren Een legalisatie kan geweigerd worden wanneer: - de handtekening niet die van de bevoegde ambtenaar is
- de ondertekenende ambtenaar niet bevoegd is
- het zegel of de stempel vals, vervalst of niet gebruikelijk is.
Bovendien kan de legalisatie geweigerd worden wanneer de aanvrager een stuk voorlegt in een vreemde taal die voor de diplomaat/consul niet verstaanbaar is. Het doel van het document waarvan de legalisatie aangevraagd wordt, mag en moet niet in overweging worden genomen. De Minister stelt op dit punt duidelijk dat de legalisatie van een document niet geweigerd mag worden omdat er aanwijzingen zijn dat "betrokkene bij voorbeeld illegaal in België verblijft of dat het document gebruikt zou kunnen worden voor het sluiten van een schijnhuwelijk". Indien de legalisatie geweigerd wordt, moet de diplomaat of de consul dit steeds schriftelijk meedelen aan de betrokkene. De weigering moet steeds gemotiveerd zijn en de beroepsmogelijkheden vermelden (beroep bij de Rechtbank van Eerste Aanleg en bij de Raad van State). Hoe ziet een weigering eruit? - Geachte,
- Ik verwijs naar uw aanvraag tot legalisatie van volgend(e) document(en): ...
- Het spijt me U te moeten meedelen dat ik niet op Uw vraag kan ingaan.
- Ik heb immers vastgesteld dat: ...
- Indien u niet akkoord gaat met de genomen beslissing kan u een gerechtelijke procedure via een gerechtsdeurwaarder inleiden bij de Rechtbank van eerste aanleg van Brussel. U kan eveneens een verzoekschrift tot vernietiging, eventueel vergezeld van een verzoekschrift tot schorsing, indienen bij de Raad van State van België binnen de 60 dagen na deze betekening. De regeling van deze procedure is vastgelegd in het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling administratie van de Raad van State.
- Datum
- Handtekening
|
(Bijlage 2 bij de Omzendbrief) Wat als er op eerste zicht problemen zijn met het buitenlandse document? Wanneer de legaliserende ambtenaar vaststelt dat het stuk op het eerste zicht een gebrek vertoont, kan hij dat wel formeel noteren. Dan zijn ambtenaren/instanties die later hetzelfde stuk ontvangt, gewaarschuwd van mogelijke problemen met het document. Zij kunnen eventueel om een onderzoek ten gronde verzoeken (zie hieronder). De legaliserende ambtenaar vermeldt de volledige opmerking op een afzonderlijk blad dat vastgehecht wordt het gelegaliseerde document. De zegel wordt dan aangebracht half op het gelegaliseerde document en half op het aangehechte blad. Een dergelijke opmerking die veel voorkomt op buitenlandse verstotingen, is "Acte de dissolution de mariage fondée sur la volonté du mari." Onderzoek naar een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte In België kan de ontvanger van een gelegaliseerd stuk (bv. een ambtenaar van de burgerlijke stand, de Dienst Vreemdelingenzaken, een rechtbank) een onderzoek vragen. Men richt een verzoek aan de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken. Hierbij vermeld men de reden waarom het onderzoek wordt gevraagd. (bv. "Rekening houdend met document X dat meldt dat de betrokken persoon ongehuwd is en met document Y dat meldt dat betrokken persoon gehuwd is, gelieve een onderzoek in te stellen om de burgerlijke staat van de betrokken persoon te bepalen.") De Dienst Legalisatie maakt het verzoek over aan de ambassade of het consulaat dat de legalisatie uitvoerde. De ambassade of het consulaat voert het onderzoek en deelt het resultaat van het onderzoek rechtstreeks mee aan de verzoeker. APOSTILLE EN VRIJSTELLING VAN LEGALISATIE
Voor bepaalde landen geldt, in plaats van de "gewone" legalisatieprocedure, de (vereenvoudigde) mogelijkheid van de apostille. Dit werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (Apostille verdrag). Let op, voor sommige landen die partij zijn bij het Apostille Verdrag verzette België zich. De documenten uit deze landen, o.a. Albanië en de Dominicaanse Republiek, moeten wel gelegaliseerd worden door het Belgische consulaat. Dit ondanks het feit dat deze landen partij zijn bij het Apostille Verdrag. U kan dit controleren in de kolom "type" op deze lijst.
Documenten afkomstig uit een aantal landen moeten in het land van herkomst door de bevoegde autoriteiten voorzien worden van een apostille. Dit is een officieel formulier dat aan het document vastgemaakt wordt zo dat het onmogelijk is om die eraf te halen zonder dat dit zichtbaar is. De titel vermeldt altijd enkel in het Frans: 'Convention de La Haye du 5 octobre 1961'. De apostille is voor de rest opgesteld in het Frans, Engels of een oficiële taal van het land van herkomst. Soms heeft de apostille ook twee of meer talen, bv. een officiële taal van de land van bestemming als tweede taal. Een voorbeeld van een apostille vindt u hier . De apostille moet de volgende tien gegevens bevatten:
1. het land van herkomst van het document;
2. de naam van de persoon die het document heeft ondertekend;
3. de hoedanigheid waarin de persoon de document heeft ondertekend;
4. de zegel of de stempel van de autoriteit die het document heeft afgegeven;
5. de plaats waar het document een apostille heeft gekregen;
6. de datum waarop het document een apostille heeft gekregen;
7. de autoriteit die de apostille heeft aangebracht (de namen van de autoriteiten die in de verschillende landen bevoegd zijn apostilles aan te brengen, staan op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht ;
8. het volgnummer (dit nummer komt overeen met een nummer in een register zodat de ontvanger van de apostille dit kan verifiëren bij de afgever van de apostille);
9. de stempel of zegel van de autoriteit die de apostille heeft aangebracht;
10. de handtekening van de persoon die de apostille heeft aangebracht. De volgorde of indeling van deze gegevens kan anders zijn. Echter, wanneer het onmogelijk is om de herkomst van de apostille af te leiden, of wanneer het vorm radicaal/drastisch verschilt van het model, wordt de apostille niet aanvaard. Wanneer de apostille duidelijk identificeerbaar is, mag het enkele feit dat het formaat niet identiek is aan het voorbeeld geen reden tot weigering zijn. Als de apostille verdere inlichtingen bevat, bv. over het beperkt effect van de apostille, staat dit buiten het kader met de essentiële informatie. Wanneer men twee of meer documenten heeft die door dezelfde persoon zijn ondertekend en die voor hetzelfde doel gebruikt zullen worden, dan mag één apostille op het bundel worden geplaatst. Wanneer de documenten echter door verschillende mensen ondertekend zijn, moet elk een afzonderlijk apostille krijgen. Onthoud dat een apostille op zulk wijze aan het document wordt gehecht dat het onmogelijk is om ze ervan los te maken zonder dat het zichtbaar is. Als men dus de documenten voor verschillende doeleinden nodig heeft, moet elk afzonderlijk een apostille krijgen. Indien aan de formaliteit van apostille is voldaan, is verdere legalisatie niet meer nodig, noch door de Belgische ambassade of het Belgisch consulaat in het buitenland, noch door de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel. Voor een apostille op Belgische documenten bestemd voor het buitenland moet men zich wenden tot de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.
Voor bepaalde landen geldt, in plaats van de "gewone" legalisatieprocedure, de (vereenvoudigde) mogelijkheid van de apostille. Dit werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten. Voor nog andere landen geldt op basis van internationale en Europese regels een vrijstelling van legalisatie: Voor welke landen de legalisatie, de apostille of de vrijstelling geldt, kan worden nagegaan op www.diplomatie.be (per categorie van document en per land). Indien de legalisatie vereist is, wordt verder doorverwezen naar de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het desbetreffende land. In geval van apostille wordt doorverwezen naar de bevoegde lokale overheid (via de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, Verdrag van Den Haag). LEGALISATIE ONMOGELIJK Voor een aantal landen is het onmogelijk om documenten te laten legaliseren. Er zal dan door de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat een negatief attest worden afgeleverd. Volgens informatie van de FOD Buitenlandse Zaken is het de bevoegdheid van elke overheid die een dergelijk attest ontvangt, om zelf te oordelen of de akte al of niet aanvaard kan worden.
Voor verdere vragen in verband met legalisaties kan u terecht op legalisatie.bz@diplobel.fed.be.
U kan ook altijd terecht op de volgende website: http://www.diplomatie.be/nl/services/legalisation/default.asp
|