Procedures ter vervanging van de geboorteakte

• Wanneer personen "zich in de onmogelijkheid bevinden om een geboorteakte te bekomen, of in geval van zware moeilijkheden", zo specificeert de wet, kan deze akte trapsgewijs vervangen worden.
• Het mag duidelijk zijn dat bovenstaande begrippen zo vaag blijven dat ze in de praktijk niet altijd gemakkelijk te bewijzen zijn. Er is dan ook een groot verschil in de praktijk binnen de regio's in Vlaanderen en Brussel. 

Trapsgewijs systeem van vervanging

Het gaat hier om een cascadesysteem: wanneer de originele geboorteakte niet mogelijk is, moet eerst de eerste mogelijkheid uitgeprobeerd worden, pas wanneer die evenmin mogelijk is, kan je overstappen op mogelijkheid nr. 2, ...

• Bij onmogelijkheid om een authentieke akte te bekomen, kan de vreemdeling een gelijkwaardig document bekomen op de ambassade of het consulaat van hun geboorteland (een geboorte-attest)
• Indien dergelijk attest niet kan verkregen worden, kan de vreemdeling via de vrederechter een akte van bekendheid vragen, waarin 2 getuigen in eer en geweten de beweringen van de persoon om wie het gaat, bevestigen. Zulke akte van bekendheid moet daarna gehomologeerd worden door de rechtbank van eerste aanleg. Het is echter vaak onmogelijk om 2 betrouwbare getuigen te vinden die kunnen bevestigen of iemand op een bepaalde plaats en tijdstip is geboren…
• Indien zo, kan de Rechtbank van Eerste Aanleg een beëdigde verklaring opstellen van de belanghebbende zelf.

Omzendbrief van 20 juli 2000

• In een Omzendbrief van 20 juli 2000 verduidelijkt de minister van Justitie wat moet worden verstaan onder "de onmogelijkheid om zich een akte van geboorte te kunnen verschaffen".
• Hij verwijst daarbij uitdrukkelijk naar de interpretatie die rechtbanken en rechtsleer hieraan gegeven hebben in het kader van het huwelijk (waar deze mogelijkheid ook werd voorzien).
• Het is niet noodzakelijk dat de geboorteakte werd vernietigd of nooit werd opgemaakt; ook de afstand, moeilijke verbindingen, de staat van oorlog, en zelfs financiële moeilijkheden (bijvoorbeeld om de reis te maken) kunnen volgens deze Omzendbrief als voldoende rechtvaardigingsgrond worden aanvaard.

Ondanks deze verduidelijkingen blijft "zich in de onmogelijkheid bevinden" in de praktijk een zeer vaag begrip, wat blijkt uit de grote diversiteit aan beslissingen van de parketten. Waar het ene parket een geboorteattest vrij gemakkelijk toekent, is een ander parket veel strenger in zijn beoordeling. De nood aan verduidelijking blijft dus actueel.

Ook in het kader van de naturalisatieaanvragen bij de Kamer blijkt die onmogelijkheid niet altijd even consequent geïnterpreteerd te worden door de Dienst Naturalisaties.

Van erkende vluchtelingen en erkende staatlozen wordt wel automatisch aangenomen dat zij zich "in de onmogelijkheid bevinden". Zij kunnen zich tot het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen wenden voor de documenten en getuigschriften die ze niet bij hun nationale overheid zouden kunnen bekomen.